Детально про підготовку звіту щодо сум нарахованого ЄСВ з 01 січня 2011 року

В які терміни повинні подавати звітність страхувальники, що мають найманих працівників?

Страхувальники – юридичні особи, а також ФО-СПД, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою – підприємцем, якщо виконувані  роботи (надані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у свідоцтві про державну реєстрацію їх, як підприємців), в частині подання звіту за таких осіб зобов’язані формувати та подавати до органів  Пенсійного фонду звіт не пізніше 20 числа місяця, що настає за базовим звітним періодом. Базовим звітним періодом для них є календарний місяць. Звіт подається за формою згідно з додатком 4 до Порядку.

В які терміни подають звіти фізичні особи – підприємці та самозайняті особи?

ФО-СПД, у тому числі ті, які обрали особливу систему оподаткування (єдиний, фіксований податок),  самі за себе і за членів сім'ї, які беруть участь у провадженні підприємницької діяльності; особи, які забезпечують себе роботою самостійно - займаються незалежною професійною діяльністю, а саме  науковою, літературною, артистичною, художньою, освітньою або викладацькою, а також медичною, юридичною практикою, в тому числі адвокатською, нотаріальною діяльністю, або особи, які провадять релігійну (місіонерську) діяльність, іншу подібну діяльність та отримують дохід безпосередньо від цієї діяльності, за умови, що такі особи не є найманими працівниками чи підприємцями, самі за себе формують та подають до органів Пенсійного фонду звіт один раз на рік до 1 квітня року, наступного за звітним періодом. Базовим звітним періодом для них є календарний рік. Звіт подається за формою згідно з додатком 5 до цього Порядку.

Як подається звіт при зміні місцезнаходження страхувальника?

У випадках, коли страхувальник у звітному періоді змінює місцезнаходження або місце проживання (поза межами територіального обслуговування органу Пенсійного фонду, в якому він перебував на обліку), звіт за цей звітний період (з першого до останнього календарного числа звітного періоду)  подається до органу Пенсійного фонду за новим місцем взяття на облік.

Які загальні вимоги до звітності?

Звіт формується на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу), на які відповідно до Закону нараховується єдиний внесок. Звіт повинен містити основні дані про страхувальника  та перелік таблиць звіту. Звітформується страхувальником або відповідальною особою страхувальника та включає таблиці, що наведені у додатках 4-6 до Порядку. У додатках 4-6 до цього Порядку навпроти таблиць, які не подаються до органів Пенсійного фонду, проставляються прочерки. У графі "Кількість аркушів” зазначається кількість аркушів документів однієї таблиці. У графі "Кількість рядків” зазначається кількість заповнених рядків на  аркушах документів однієї таблиці для таблиць 5-9 додатка 4 до цього Порядку. У графі "Усього” зазначаються загальна кількість аркушів документів та загальний підсумок рядків у цих аркушах.

Таблиця 1 додатка 4 до цього Порядку формується та подається страхувальниками, які використовують працю найманих працівників.

Таблиці 2 та 8 додатка 4 до цього Порядку формуються та подаються лише районними (міськими) управліннями праці та соціального захисту населення.

Таблицю 4 додатка 4 до цього Порядку формують та подають до органів Пенсійного фонду страхувальники, які нараховують та сплачують єдиний  внесок за осіб із числа військовослужбовців  (крім військовослужбовців  строкової та альтернативної служби),  осіб рядового  і начальницького  складу.

Таблиця 5 додатка 4 до цього Порядку призначена для реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб. Вона подається страхувальником у разі, якщо  протягом звітного періоду: було укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою – підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у свідоцтві про державну реєстрацію їх як підприємців) із застрахованою особою; відбулися зміни в ПІБ або в номері ЗО. У разі коли  за  даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання  трудових угод (цивільно-правового договору) або не відбулося змін в ПІБ або номері ЗО, таблиця 5 додатка 4 до цього Порядку  не формується та не надається до органу Пенсійного  фонду.

Таблиця 6 додатку 4 до цього Порядку призначена для формування страхувальником в розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованого їй заробітку (доходу) у звітному місяці.  Такі відомості формуються з урахуванням  кодів категорій застрахованих осіб , визначених у додатку 2 до Порядку.

Які особливості формування таблиці 6, яка містить основні відомості по застрахованим особам?

Графа "Загальна сума  нарахованого заробітку/доходу (усього з початку звітного місяця)”  по кожній окремій застрахованій особі формується  з урахуванням наступної черговості відображення виплат за умови їх нарахування цій особі в одному звітному періоді:

1. Сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, що включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України "Про оплату праці”.

2. Сума винагороди за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою – підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у свідоцтві про державну реєстрацію їх як підприємців).

3.  Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності.

При цьому суми, нараховані за дні  щорічних та додаткових відпусток,вносяться до вищезазначеної графи як суми нарахованої заробітної плати до поля відповідного місяця тільки у сумі, що припадає на дні відпустки у  цьому місяці. Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців включаються до поля наступних місяців і відображаються  в наступних за першим рядком.

Суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, відображаються в окремих рядках, з кодом категорії застрахованої особи 29, у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць.

Графа "Сума нарахованого заробітку/доходу у межах максимальної величини на яку нараховується єдиний внесок” по кожній застрахованій  особі формується  виключно з урахуванням вищезазначеної черговості виплат.

Якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони включаються до заробітної плати того місяця, у якому були здійсненні нарахування.

Графа 10 "Тип нарахування” заповнюється страхувальником лише у випадках, передбачених переліком кодів типу нарахувань 1-5:

1 – сума заробітку (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду - середня заробітна плата за вимушений прогул;

2 – сума заробітку (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), грошового забезпечення, на яку страхувальником самостійно донараховано суму єдиного внеску;

 3 - сума заробітку (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення)   або   які  підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), грошового забезпечення, на яку  страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму єдиного внеску;

 4 - сума заробітку (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах на   підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), грошового забезпечення, на яку при перевірці органом Пенсійного фонду донараховано суму єдиного внеску;

5 - сума заробітку (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), грошового забезпечення, на яку при перевірці органом Пенсійного фонду зменшено зайво нараховану суму єдиного внеску.

Відомості  по застрахованих особах, які працюють у сільському господарстві, зайняті на сезонних роботах, виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, творчих працівників (архітекторів, художників, артистів, музикантів, композиторів, критиків, мистецтвознавців, письменників, кінематографістів), та інших осіб, які отримують заробітну плату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць відображаються   у графах "Загальна сума  нарахованого заробітку/доходу (усього з початку звітного місяця)”  та "Сума нарахованого заробітку/доходу у межах максимальної величини на яку нараховується єдиний внесок” у звіті за місяць, у якому проведено таке нарахування заробітної плати (доходу), в  окремих рядках у розрізі  кожного місяця та року, за який проведено нарахування  заробітної плати (доходу). Зазначений порядок формування відомостей поширюється  також на осіб, яким нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду - середню заробітну плату за вимушений прогул – у цьому є відмінність від Порядку, що діє на теперішній час.

Нарахування відображаються за календарний місяць (з першого до останнього числа місяця).

На одну застраховану особу допускається декілька записів в таблиці 6 додатка 4 до Порядку, якщо протягом одного звітного періоду застрахованій особі були здійсненні нарахування виплат, у яких відрізняються бази нарахування єдиного внеску та розміри ставок єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування згідно Закону (Додаток 2 до Порядку), а також якщо нарахування здійснювалися за майбутні (відпускні) та минулі (лікарняні та нарахування сум заробітку (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду - середня заробітна плата за вимушений прогул) періоди. 

Звертаємо Вашу увагу, що до таблиці 6 введено дві нові ознаки: громадянин України – 1/0 (так/ні), та чоловік – ч, жінка – ж.

За якими формами подають звіти приватні підприємці та самозайняті особи?

ФО-СПД, які нараховують єдиний внесок на суми доходу (прибутку) від підприємницької діяльності, що підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, формують та подають до органів Пенсійного фонду звіт згідно з таблицею 1 додатка 5 до цього Порядку за себе та таблицю 4 додатка 5 до цього Порядку за членів сім'ї, які беруть участь у провадженні підприємницької діяльності.

ФО-СПД,  які обрали ОСО, формують та подають до органів Пенсійного фонду звіт згідно з таблицею 2 додатка 5 до цього Порядку за себе та членів сім'ї і таблицею 5 додатка 5 до цього Порядку за членів сім'ї, які беруть участь у провадженні підприємницької діяльності;

Особи, які забезпечують себе роботою самостійно - займаються незалежною професійною діяльністю, а саме науковою, літературною, артистичною, художньою, освітньою або викладацькою, а також медичною, юридичною практикою, в тому числі адвокатською, нотаріальною діяльністю, або особи, які провадять релігійну (місіонерську) діяльність, іншу подібну діяльність та отримують дохід безпосередньо від цієї діяльності, за умови, що такі особи не є найманими працівниками чи підприємцями, формують та подають до органів Пенсійного фонду звіт згідно з таблицею 3 додатка 5 до цього Порядку.

Яка таблиця подається при наявності особливих умов праці?

Таблиця 7 додатка 4  та таблиця 6 додатка 5 до цього Порядку формуються та подаються страхувальниками у разі визначення страхувальниками періодів (строків) трудової або іншої діяльності, що відповідно до законів, якими встановлюються умови пенсійного забезпечення, відмінні від загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, зараховуються при визначенні права на відповідну пенсію, а також періоди страхового стажу, не пов’язані із трудовою та/або професійною діяльністю. Звертаємо увагу на нововведення: поля "№ наказу про проведення атестації робочого місця" та "Дата наказу про проведення атестації робочого місця".

У випадку, коли у страхувальника відсутні робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу, таблиця 7 додатка 4 та таблиця 6 додатка 5 не формуються та не подаються до органу Пенсійного фонду.

Код підстави для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства зазначається у вигляді восьмирозрядного коду,  що складається з чотирьох частин. Для кодування підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства використовуються серійно-порядкові коди із Довідника кодів підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (додаток 3 до Порядку).