Розрахунок відпускних

В статті розглянуте питання про нарахування та виплату відпускних. Розрахувати суми відпускних самостійно ви можете, якщо скористаєтесь нашим Калькулятором відпускних.

Основні нормативно-правові документи, що регулюють розрахунок та виплату відпускних

• Кодекс законів про працю
• Закон України "Про відпустки" від 15.11.96 №504/96-ВР
• Закон України "Про оплату праці" від 24.03.95 №108/95-ВР
• Постанова КМУ "Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати" від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100)

Види відпусток

Згідно Закону “Про відпустки” іх поділяють:

1. Щорічна відпустка, яка в свою чергу поділяється на:
   • Основна відпустка. Надається найманим працівникам, якщо вони працювали не менш ніж рік (в окремих випадках - не менше 6 місяців). Тривалість основної відпустки повинна бути не менш ніж 24 календарних дні. Також є окремі категоріі працівників, відпустка яких повинна бути більш ніж 24 дні. Ці категорії прописані у статті 6 Закону. Це такі категорії, як шахтарі, рятувальники, працівники лісового господарства, тощо
   • Додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці. Кабінетом Міністрів Украіни затверджено Список (4), який визначає працівників, що підпадають під цю категорію. Конкретна тривалість відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором
   • Додаткова відпустка за особливий характер роботи. Тут також треба керуватися Списком (4). Тривалість такої відпустки визначається колективним або трудовим договором, в залежності від часу роботи конкретного працівника у важких умовах. Така відпустка може тривати до 35 днів для працівників, які виконують роботи пов'язані із додатковим нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням, або у складних географічних та геологічних умовах; або до 7 днів для працівників із ненормованим робочим днем
   • Інші
2. Додаткові відпустки у зв'язку з навчанням. Такі відпустки надаються працівникам, що здобувають середню освіту, навчаються у професійно-технічних закладах, у вищих навчальних закладах, закладах післядипломної освіти та аспірантури. Тривалість таких відпусток залежить від причин для іі надання та виду навчального закладу, у якому здобуває освіту працівник.
3. Творча відпустка. Може надаватися працівникам, що пишуть дисертаційні роботи, підручники, тощо.
4. Соціальні відпустки, які в свою чергу бувають:
   • Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами. Тривалість відпустки становить до 70 календарних днів перед пологами та 56 днів – після пологів. Відпустка після пологів може бути подовжена до 70 днів, у зв'язку із ускладненнями пологів.
   • Відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. За бажанням матері, після закінчення відпустки після пологів, ій може бути надана відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
   • Додаткова відпустка працівникам, які мають дітей. Така відпустка може надаватися жінці, яка має дві або більше дитини до 15 років, або дитину-інваліда, одинокій матері або батьку. Тривалість такої відпустки складає 10 днів без урахування святкових та неробочих днів.
5. Відпустки без збереження заробітної плати.

Основна та додаткові щорічні відпустки, відпустки у зв'язку із навчанням, творча відпустка та додаткова відпустка працівникам, які мають дітей виплачуються за рахунок коштів роботодавця (юридичної чи фізичної особи-підприємця). Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку проводиться за рахунок коштів державного соціального страхування на основі поданих роботодавцем документів.

Відповідальність за ненадання відпусток.

Порушення вимог законодавства про працю та охорону праці тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств та громадян – суб'єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 510 до 1700 гривень (ст. 41 Кодексу про адміністративні правопорушення).

Отже, кожен працівник має право на відпустки із збереженням заробітної плати, незалежно від того чи працює він на підприємстві чи у фізичної особи. Таке право йому надає Конституція Украіни, Кодекс Законів про Працю, та Закон "Про відпустки".

Розрахунок відпускних

Згідно пункту 7 Порядку №100 відпускні розраховуються шляхом ділення сумарного заробітку за розрахунковий період на кількість календарних днів розрахункового періоду. Одержаний результат перемножується на число календарних днів відпустки. У вигляді формули це можна записати так:

В = ЗПср * Ккд,

де
В – сума відпускних;
ЗПср – середньоденна заробітна плата за розрахунковий період;
Ккд – кількість календарних днів, що припадають на час відпустки.

В свою чергу, формулу розрахунку середньоденної заробітної плати в цілях розрахунку відпускних можна представити в наступному вигляді:

ЗПср = ЗПрп / Кдп,

де
ЗПрп – загальна сума заробітної плати за розрахунковий період;
Кдп – кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Ці формули прості, але складність у визначенні показників ЗПрп та Кдп. Саме на розрахунку середньоденної заробітної плати зупинимось більш детально.

Визначення розрахункового періоду, для розрахунку середньоденної заробітної плати

Розрахунковим періодом для визначення середньоденної заробітної плати для розрахунку відпускних є (пункт 2 Порядку №100):

• 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. Наприклад, якщо працівник йде у відпустку з 15 січня 2013 року, розрахунковим періодом буде період з січня по грудень 2012 року.
• Фактичний час роботи, з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка. Наприклад, працівник прийнятий на роботу 2 січня 2013 року та йде у відпустку з 20 червня 2013 року. Розрахунковим періодом буде період з 01 лютого по 31 травня 2012 року.
• Фактично відпрацьований час, якщо робітник відпрацював менше двох календарних місяців. Наприклад, якщо протягом останніх двох календарних місяців працівник не працював з поважних причин, середньоденна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. Якщо ж працівник не мав заробітку протягом 4 календарних місяців, що передують відпустці, розрахунки проводяться виходячи з установленому йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Періоди, що не включаються до розрахункового періоду для розрахунку відпускних

Згідно пункту 2 Порядку №100 час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. Це можуть бути, наприклад, наступні дні:

• святкові;
• неробочі;
• час простою підприємства;
• відпустка без збереження заробітної плати, в тому числі по догляду за дитиною до трьох років;
• інші.

Наступні дні вважаються святковими чи неробочими в Україні (статті 73 Кодексу законів про працю):

1. 1 січня - Новий рік
2. 7 січня - Різдво Христове
3. 8 березня - Міжнародний жіночий день
4. 1 травня - День міжнародної солідарності трудящих
5. 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих
6. 9 травня - День Перемоги
7. 28 червня - День Конституції України
8. 24 серпня - День незалежності України
9. 14 жовтня - День захисника Украї́ни (з 2015 року)
10. один день (неділя) - Пасха (Великдень)
11. один день (неділя) - Трійця

Усього 10 (з 2015 року - 11) днів. Тобто, якщо розрахунковим періодом є рік (365 чи 366 днів), то за вирахуванням святкових і неробочих днів кількість днів становить 365(366) — 10(11) днів = 355(356) або 354(355) з 2015 року.

Виплати, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати для розрахунку відпускних

Перелік виплат, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати наведений у пункті 3 Порядку №100:

• основна заробітна плата;
• доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою та інші);
• виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії;
• винагорода за підсумками річної роботи та вислугу років, тощо.

Включення до розрахунку середньої заробітної плати премій

Премії включаються в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Премії, які виплачуються за квартал і більш тривалий проміжок часу, при обчисленні середньої заробітної плати за останні два календарні місяці, включаються в заробіток в частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді.

У разі коли число робочих днів у розрахунковому періоді відпрацьовано не повністю, премії, винагороди та інші заохочувальні виплати під час обчислення середньої заробітної плати за останні два календарні місяці враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.

Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.

Усі виплати включаються в розрахунок середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.

Включення відпускних та лікарняних

При обчисленні середньої заробітної плати для оплати за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або компенсації за невикористані відпустки, крім зазначених вище виплат, до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов'язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.

Виплати, що не включаються до розрахунку середньої заробітної плати

Перелік таких виплат наведений у пункті 4 Порядку №100. Він досить довгий, тому можете переглянути перелік у Порядку №100.

Тривалість відпустки, якщо на період відпустки припадають святкові дні

Згідно пункту 7 Порядку №100 святкові та неробочі дні (стаття 73 Кодексу законів про працю України), які припадають на період відпустки, у розрахунок тривалості відпустки не включаються і не оплачуються. Тобто, якщо працівник має йти у відпустку на 15 календарних днів та на цей період припадає святковий день, загальна тривалість відпустки збільшується на цей святковий день. Тобто, працівник буде фактично відпочивати не 15, а 16 календарних днів з урахуванням цього святкового дня.

Строки виплати відпускних

Статтею 21 Закону України "Про відпустки" встановлено, що заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку. Незалежно від тривалості наданої відпустки (24, 48 тощо календарних днів), її оплата провадиться у зазначеному порядку, тобто, за три дні до початку відпустки. Додатково читайте Лист Мінпраці від 09.12.2011 №1105/13/81-11.

Порядок виплати грошової компенсації за невикористану відпустку при звільненні

Необхідність виплати грошової компенсації за невикористану відпустку обумовлена Кодексом Законів про Працю та Законом "Про відпустки". Відповідно до статті 83 Кодексу Законів про Працю та статті 24 Закону України "Про відпустки" від 15.11.1996 №504/96-ВР: "У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей". Отже, скільки б працівник не працював, він має право на грошову компенсацію за дні невикористаної відпустки.

Розрахунок грошової компенсації за невикористану відпустку при звільненні

Розрахунок грошової компенсації за невикористану відпустку аналогічний розрахунку звичайних відпускних. Труднощі викликає лише розрахунок кількості днів відпустки, яка належить працівнику та за які йому необхідно виплатити компенсацію.

Статтею 6 Закону "Про відпустки" визначено загальну тривалість щорічної відпустки для працівників за відпрацьований робочий рік. Щорічна відпустка не може бути менше, ніж 24 календарних дні. Отже, якщо працівник відпрацював цілий календарний рік, то при звільнені він має право отримати компенсацію за 24 дні невикористаної відпустки (якщо працівник має право на додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, до добавляється відповідена кількість днів відпустки).
Наприклад, потрібно розрахувати, на скільки днів щорічної відпустки має право робітник, який відпрацював 27 календарних днів (без врахування святкових та неробочих днів). Для цього складаємо пропорцію:

355 — 24;
27 — х.
х = (27 * 24) / 355 = 1,83

355 днів — це кількість днів у розрахунковому періоді. 365 днів року зменшуємо на вихідні та неробочі дні, перелік яких наведено у ст.73 Кодексу законів про працю.
Округляємо до цілих та отримуємо два дні невикористаної щорічної відпустки. За ці два дні нам слід виплатити компенсацію по загальних правилах для розрахунку відпускних.

Оподаткування сум відпускних податком на доходи фізичних осіб та єдиним соціальним внеском

В цілях оподаткування відпускні прирівнюються до заробітної плати, а тому оподатковуються податком на доходи фізичних осіб та обкладаються єдиним соціальним внеском у загальному порядку. При цьому, залежно від того, за який період нараховуються та виплачуються відпускні, в оподаткуванні є певні особливості.

Наприклад, якщо відпускні нараховані та виплачені в одному місяці (і не перевищують разом із заробітною платою граничної суми для ставки ПДФО 17%):

• ЄСВ із працівника - 3,6%,
• ПДФО - 15%,
• ЄСВ із підприємства - в залежності від класу професійного ризику підприємства (наприклад, 38%).

Якщо ж відпускні нараховуються за два місяці (перехідні відпускні), оподатковувати ПДФО та обкладати ЄСВ треба суми за кожен місяць відпустки окремо. Також, згідно пункту 169.4.1 Податкового кодексу якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період відпустки, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги, та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.

Незважаючи на те, що відпускні можуть відноситися до різних періодів, сплачувати до бюджету їх потрібно у загальному порядку, тобто при їх виплаті працівнику.

Чи відносяться відпускні до складу витрат платників податку на прибуток або підприємців на загальній системі оподаткування?

В цілях оподаткування суми відпускних прирівнюються до заробітної плати, а заробітна плата відноситься до складу витрат на підставі пунктів 138.8.2, 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 Податкового кодексу (в залежності від того, в якому напрямку працює найманий робітник).

Оскільки суми відпускних є заробітною платою у формі 1ДФ вони відображаються з ознакою доходу, як і заробітна плата - 101.